En France, chaque année, 60 000 défaillances d’entreprises sont enregistrées. Parmi les raisons de ces fermetures, les factures impayées trustent le haut du tableau. Notamment chez les TPE/PME qui n’ont pas une trésorerie assez solide pour supporter ce manque financier. Les procédures pour récupérer son dû sont parfois très longues et beaucoup de sociétés n’y survivent pas. Cependant, pas de panique ! Il existe des solutions pour prévenir le risque d’impayé et des outils pour vous aider à gérer le suivi de vos factures.
More...
Voir l'article en vidéo
1. Savoir avec qui vous travaillez
Avant de signer un contrat, prenez le temps de vérifier l’historique de votre client. Grâce à des sites comme Dirigeant.com ou Societe.com, vous pouvez connaître le passé d’une entreprise. Pensez aussi à taper le nom de votre interlocuteur ou du dirigeant de la société dans Google.
Si la personne a déjà été en liquidation, prenez des précautions :
- faites signer un devis,
- demandez un acompte,
- établissez des conditions générales de vente…
Durant vos recherches, vous trouvez le nom d’autres partenaires de cette entreprise ? En cas de doute, vous pouvez les contacter. Ces derniers pourront vous donner de précieuse information complémentaire pour prendre votre décision.
Cette vérification permet également de savoir si l’entreprise existe réellement. Vous serez surpris de voir que des clients inventent des sociétés fictives ou se servent de n° de SIRET factice.
2. Être prudent ET commerçant
En tant que chef d’entreprise, vous devez avoir une main de fer dans un gant de velours pour éviter les impayés.
Lors de votre toute première mission avec un nouveau client, demandez un acompte. Vous aurez déjà une idée de son sérieux et de sa fiabilité. S’il accepte et règle immédiatement, alors vous pouvez commencer à accorder votre confiance.
S’il refuse ou ne cesse de repousser l’échéance du premier versement, ne vous engagez pas avec lui. Vous risquez de travailler gratuitement…
Si tout se déroule parfaitement pour cette première collaboration, mettez en place un mode de fonctionnement complémentaire : l’escompte. Cette pratique consiste à accorder une remise (en général, autour de 5%) au client qui paie dès réception de la facture.
Cela vous permet de générer rapidement de la trésorerie et la remise accordée est largement couverte par le temps gagné sur les démarches de vérification, voire de relance.
De plus, vous montrez que vous savez être reconnaissant auprès des clients sérieux. C’est un excellent point pour fidéliser votre clientèle.
3. Eriger des gardes fous
Le contrat de prestataire reste le meilleur rempart contre l’impayé.
S’il ne peut pas empêcher le client d’être de mauvaise foi, il sera une précieuse preuve au moment des démarches de recouvrement.
Par ailleurs, faire valider vos conditions de ventes et de paiement démontre au client que vous êtes un professionnel sérieux. Par conséquent, vous lui prouvez que vous ferez correctement votre travail, mais que vous ferez tout pour être payé. Ce qui peut dissuader certains mauvais payeurs…
Enfin, dans ce contrat, vous devez stipuler les conditions de règlement, ainsi que la sentence en cas de retard de paiement. Encore une fois, cette bonne pratique démontre votre fiabilité, tout en vous protégeant d’un éventuel litige.
4. Utiliser un outil de comptabilité
Afin de garder une trésorerie à jour, suivez de manière régulière le paiement des factures. Dès qu’un retard est constaté, il doit faire l’objet d’une relance immédiate.
Il existe de nombreux logiciels de facturation pour surveiller votre comptabilité et être averti en cas de non-paiement :
Freelancer App
Adapté aux freelances et auto-entrepreneur, cet outil web facilite la création de devis et facture. Sur sa page d’accueil, vous verrez les devis en attente de validation, les factures en attente de règlement et celles qui sont en retard (écrites en rouge). Vous pouvez alors paramétrer des relances pour récupérer votre dû le plus rapidement possible.
Henrri
Son interface moderne vous aide à suivre votre comptabilité quotidienne. L’outil propose même un compteur d’impayés avec la somme à recouvrir. Dès la page d’accueil, vous avez une vision de votre trésorerie et vous pouvez prendre les mesures adaptées. Henrri gère aussi les emails de relance, en plus des devis et des factures.
2iRelance
Multi-entreprises et multi utilisateurs, 2iRelances offre une interface dédiée aux impayés. En un clic, vous pouvez expédier une relance par email ou imprimer un courrier.
5. Utiliser un CRM
Un impayé peut arriver à tout le monde. Vos clients ont certainement beaucoup de choses à penser et peuvent parfois oublier.
Généralement, un email ou un appel suffisent à déclencher le paiement immédiat. Dans ce cas, il n’y a pas de souci à retravailler avec ce client par la suite.
D’autres repoussent systématiquement les échéances pour gagner quelques jours… Il faut donc analyser au cas par cas pour savoir si vous devez de nouveau travailler avec ces personnes.
Pour ce faire, il est important d’opter pour un CRM (Customer Relationship Management). Cet outil vous permet de conserver une trace de vos échanges avec vos clients. C’est l’endroit parfait pour noter leur fiabilité en termes de paiement, entre autres. Ainsi, lorsqu’un client vous recontacte après plusieurs mois, vous pouvez vérifier le déroulé de votre précédente collaboration avant de prendre votre décision.
Il existe des CRM gratuits suffisants pour les freelances, TPE et PME. En voici une liste non exhaustive :
Pour finir
En prenant ces précautions, vous diminuez le risque d’impayés. Cependant, le risque 0 n’existe pas. Dès que vous constatez un retard, relancez (à l’amiable et poliment) le client. Si vous laissez traîner les choses, il y a de fortes chances que ce dernier pense que vous faire payer n’est pas important. Il tentera alors de repousser au maximum l’échéance. Gardez un suivi et n’hésitez jamais à refuser les contrats pour lesquels vous avez un doute.
