Notes de frais = casse-tête chinois ? Oui et non ! C’est vrai qu’il n’est pas toujours évident de savoir quelles sont les dépenses professionnelles qui peuvent faire l’objet de notes de frais, comment les conserver et les organiser. Mais pas de panique ! Une bonne compréhension des notes de frais et la mise en place d’une méthode de gestion suffisent pour assurer un suivi conforme à la loi.
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Quels frais peuvent faire l’objet d’une note ?
La déduction des frais est nécessaire pour mener à bien votre activité de freelance et éviter de payer des charges ou impôts sur un montant dépensé dans le cadre de votre profession. En effet, les dépenses liées à votre activité sont exonérées de cotisations sociales et déduites de votre bénéfice imposable.
Alors, commençons par étudier les dépenses qui peuvent être déduites. De manière générale, toutes les dépenses engagées dans le cadre d’une mission commerciale, ou dans l’intérêt de l’entreprise, sont considérées comme des notes de frais.
La plupart du temps, ces frais concernent :
Les dépenses de restaurant
Les frais de restauration occasionnés par votre activité sont institués en notes de frais, à condition de préciser leur motif et les noms des invités sur le justificatif. Ainsi, vous pouvez déduire un repas d’affaires.
Vous avez aussi la possibilité de déduire un repas pris seul, en dehors de votre domicile/entreprise, si vous êtes loin de chez vous pour des raisons professionnelles. Sachez que vous ne pourrez pas déduire un montant supérieur à 13,60€.
La notion de « loin » s’apprécie au cas par cas, selon la situation de l’agglomération, le type d’activité exercé ou les horaires de travail.
Les frais de déplacement
Ils donnent lieu aux indemnités kilométriques si le véhicule personnel a été utilisé pour une mission au nom de l’entreprise. Doivent figurer sur la note : le kilométrage effectué, la puissance fiscale du véhicule utilisé, le lieu et le motif du déplacement.
Les éventuels péages et coûts de stationnement sont aussi pris en compte dans ces frais.
Les frais d’hébergement
Ils sont conditionnés par l’obligation du freelance à dormir en dehors de son domicile, du fait d’un déplacement pour l’entreprise. Pour justifier la note d’hébergement, ce lieu doit être situé à au moins 50 km du domicile ou être peu desservi en transport en commun, ce qui génère au moins 1h30 de trajet.
Les autres dépenses pour l’entreprise
Toutes les dépenses effectuées dans le cadre de l’activité du freelance peuvent être intégrées en notes de frais : achat de matériel, cadeaux client, amélioration de son espace de travail… Attention, chaque dépense devra être justifiée !
Comment se font les remboursements ?
Le remboursement des notes de frais se fait par déduction supplémentaire pour frais professionnels, de manière forfaitaire ou en totalité.
La déduction supplémentaire pour frais professionnels
Plafonnée à 7 600 euros par an, elle est dédiée aux professions dont le montant des frais s’avère plus élevé que les limites fixées. Ces professions bénéficiaient d’une déduction forfaitaire supplémentaire qui leur a été enlevée depuis janvier 2001. Elles sont répertoriées sur cette liste.
Les remboursements forfaitaires
Ils se réalisent sur la base d’un barème forfaitaire mis à disposition par l’Urssaf.
Les remboursements en totalité ou des montants réels engagés
Le travailleur est indemnisé à 100% des dépenses effectuées dans le cadre professionnel et dûment prouvées. C’est la solution choisie par les freelances, car la plus proche de la réalité. Cependant, elle demande une organisation solide.
Un fichier Excel, rempli à chaque dépense, suffit pour organiser vos notes de frais.
Vous pouvez aussi vous servir d’une application pour optimiser leur gestion et mieux suivre vos dépenses, telle que Flexina, Ticket Tak, Expensify ou Concur.
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