Les règles, outils et conseils pour faire une facture

Vous avez récemment créé une entreprise ou en avez pris la responsabilité, et vous souhaitez facturer vos premiers clients : cet article devrait vous éclairer sur le sujet. 

Vous trouverez dans cet article toutes les informations nécessaires pour comprendre vos obligations en matière de facturation et vous faciliter la tâche.

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À quoi sert la facture ?

Pour commencer, revenons sur la définition de la facture. Il s’agit d’un document établissant le détail des biens vendus ou des services réalisés pour un client. La « note d’honoraires » en est l’équivalent pour les professions libérales.

La facture est un document important. Elle a une valeur commerciale et juridique, en tant qu’elle apporte une preuve tangible de la réalisation de la vente ou de la prestation. Elle a également une valeur comptable, car elle est nécessaire à l’établissement des comptes annuels et sert de justificatif. Enfin, toute facture a une valeur fiscale : elle sera examinée en cas de contrôle et il convient de la conserver.

Quelles sont vos obligations sur une facture ?

Les modalités de facturation sons strictement encadrées par la loi. Ainsi, l’émission d’une facture est un acte obligatoire pour tout achat de bien ou toute prestation réalisés entre professionnels.

Dans la relation entre entreprise et particulier, la facturation est obligatoire dans les cas suivants :

  • Pour les prestations de services, lorsque le montant de la prestation est supérieur à 25 euros
  • Pour la vente à distance
  • Pour la vente de marchandises si le client en fait la demande

Chaque facture doit comporter un numéro unique, sans rupture entre les différentes factures émises.

Vous devez respecter des délais d’émission. Ainsi la facture doit en général être émise à la réalisation de la vente ou de la prestation et transmise au plus tard 15 jours après cette date. Il est possible toutefois d’émettre une facture de façon périodique (en général, mensuellement) dans le cas de plusieurs ventes ou prestations pour un même client, à condition de ne pas dépasser un mois de délai.

Il est à noter que vous avez la possibilité de sous-traiter pour établir une facture. 

Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaitre sur une facture ?

Toute facture répond à plusieurs obligations légales. Ce document doit être rédigé en français. La facture être produite en deux exemplaires (un exemplaire pour le vendeur ou prestataire, un exemplaire pour le client) et comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • Date de l’émission
  • Numéro unique de facture
  • Nom et adresse du vendeur ou prestataire
  • Forme juridique de l’entreprise
  • Nom du client
  • Dénomination des biens ou services avec leur quantité et leur prix
  • Date de la vente ou de la prestation
  • Délai de paiement
  • Taux de TVA applicable et numéro de TVA

Ayez à l’esprit que le paiement en espèce, au-delà de 1 000 euros, est interdit. 

Pour le format, les factures peuvent être sur un support papier. Vous avez également la possibilité de communiquer des factures électroniques et dématérialisées.

Le Code du Commerce précise que chaque facture doit être conservée pour une durée de 10 ans.

Quels sont les différents types de facture ?

Selon les situations, vous avez la possibilité d’émettre différentes sortes de factures. Voici une typologie :

  • Facture d’acompte : délivrée lorsque vous recevez des acomptes de votre client, en amont ou pendant la réalisation de la vente ou de la prestation
  • Facture « pro-forma » : (en latin : « pour la forme »), il s’agit d’un document commercial apparenté au devis, utile pour présenter vos conditions de ventes et vous mettre d’accord avec le client avant de lui transmettre la facture définitive. La facture pro-forma est souvent utilisée pour des petites ou moyennes entreprises.

Dans des secteurs d’activité particuliers, vous pourrez avoir affaire à des factures de régularisation (pour la mise à niveau d’une consommation d’énergie, par exemple) et à des factures de clôture (en cas de déménagement, de résiliation d’un contrat, etc.).

Les sanctions encourues

Il vaut mieux être rigoureux et scrupuleux lorsque vous préparez une facture !

En cas d’oubli ou d’inexactitude constaté, chaque erreur pourra donner lieu à une amende de 15€. Toutefois, l’amende reste proportionnée : jusqu’à ¼ du prix de votre vente ou de votre prestation. 

Si vous omettez de réaliser une facture, si vous émettez de fausses factures ou des factures de complaisance, vous êtes passible d’une amende très élevée, de 75 000 euros et jusqu’à 50% de la somme que vous auriez du facturer. 

Comment annuler une facture ?

Vous avez fait une erreur en réalisant votre facture ? Pas de panique, toute facture peut être annulée ou rectifiée.

En effet, vous avez ainsi la possibilité de transmettre à votre client une nouvelle facture, annulant la précédente, dans laquelle vous ferez référence à la facture annulée. Si vous accordez à votre client une remise, vous pouvez lui remettre une note d’avoir.

Quels sont les outils pour la facturation ?

Si vous êtes auto-entrepreneur ou à la tête d’une petite structure, vous avez la possibilité de produire vos factures vous-mêmes, en utilisant par exemple un fichier Excel ou un logiciel de facturation simplifiée comme LEADLIST.

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Plusieurs outils en ligne sont très pratiques pour facturer, également pour émettre des devis et suivre vos activités. Nous vous conseillons d’y recourir.

Voir : Les logiciels de facturation en ligne

Dans le cadre de la réforme de la Loi Finances, entrée en vigueur le 1er janvier 2018, les entreprises assujetties à la TVA sont désormais dans l’obligation d’utiliser un logiciel comptable certifié.

Ce logiciel répond à des obligations de sécurisation, d’inaltérabilité et d’archivage. Il permet de lutter contre la fraude à la TVA.

Pour conclure, la facture est un document essentiel pour toute entreprise. Son émission est encadrée par la loi. Elle revêt plusieurs valeurs : commerciale, juridique, fiscale et comptable. N’oubliez pas, vous êtes tenu de conserver pendant 10 ans toutes vos factures. 

Nous vous souhaitons un bon démarrage dans votre activité !

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A propos de l'auteur

Fabien Berthoux

Créateur de LEADLIST. Quand je ne m'occupe pas de créer le contenu du blog, j'aide les entrepreneurs à booster leur business en ligne avec de la création de contenus SEO ! Découvrir LEADTEXT.

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