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Comment créer un fichier clients efficace ?

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Le fichier clients est bien souvent négligé dans les entreprises et chez les travailleurs indépendants. Pourtant, c’est le nerf de la guerre pour la croissance d’une entreprise. Découvrez comment créer un fichier clients et pourquoi cette précieuse base de données peut booster les résultats de votre entreprise.

Les avantages d’un fichier clients ?

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Il sert de base (que vous pouvez importer dans différents logiciels) pour améliorer les performances de votre entreprise. En récoltant les données précises de vos clients ou de vos prospects, vous pouvez affiner vos offres, fidéliser vos clients et définir des tendances comportementales. Pour obtenir les meilleurs résultats possibles, vous devez avoir un fichier clients mis à jour régulièrement.

Mieux connaître vos clients

Un client, ce n’est pas juste un e-mail et un prénom. Votre fichier sera là pour récolter toutes les informations nécessaires sur un client, pour atteindre vos objectifs.

Les données seront utilisées pour personnaliser vos messages avec un nom ou un prénom, ou encore personnaliser vos offres en fonction de ses besoins, son budget et son parcours d’achat. Travailler avec un fichier permet de ne pas fonctionner simplement au feeling.

Fidéliser vos clients

Bien connaître son client aide également à le fidéliser.

En fonction des informations récoltées, vous pourrez par exemple lui proposer régulièrement des ventes additionnelles, des services complémentaires ou des réductions pour activer à nouveau un abonnement.

5 fois moins cher que de trouver de nouveaux clients : accomplir plus de ventes ou réduire le nombre de désabonnement avec vos clients existants est une bonne manière de rentabiliser le temps passé sur la création de votre fichier.

Faire de l’animation commerciale pertinente

Votre fichier clients vous aidera à établir une offre pertinente et à connaître le bon moment pour conclure une vente en fonction des données récoltées.

 En proposant la bonne offre, au bon moment et aux bonnes personnes, vous augmentez vos chances de conclure des ventes. Le plus beau dans tout ça ? En choisissant un outil comme LEADLIST vous pouvez automatiser certaines tâches.

Par où commencer pour créer un fichier clients ?

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Des journées chargées, le mauvais outil, des mauvais objectifs, trop d’informations à saisir.

Les raisons pour ne pas utiliser quotidiennement un fichier clients sont nombreuses. Voici quelques pistes pour créer une base de données clients et l’utiliser régulièrement.

Définir des objectifs

Pour commencer et créer un fichier clients qui fonctionne, vous devez faire le point avec vos objectifs. Définir clairement ce que vous attendez avec celui-ci. Doit-il aider à la prospection commerciale ou à la fidélisation de vos clients par exemple ?

Définir les informations à collecter

En fonction de vos objectifs, définissez les informations importantes à récolter. Soyez simple. L’idée est de récolter des données qui pourront être exploitées ensuite pour affiner, segmenter et contacter vos clients.

Plus vous ajoutez de données à votre fichier, plus vous passerez du temps à le remplir et le mettre à jour.

De plus, vous concentrer uniquement sur les données importantes pour atteindre vos objectifs vous permettra d’utiliser les bons outils pour exploiter votre fichier. Vous n’aurez pas besoin d’une usine à gaz.

Voici quelques données que vous pourriez collecter sur vos prospects et clients :

  • Nom :
  • Prénom :
  • Date de naissance :
  • Date d'ajout du client :
  • Sexe : (homme / femme)
  • Téléphone :
  • E-mail :
  • Site Internet :
  • Adresse :
  • Type : (Client ou prospect ?)

Les informations collectées étant propres à votre secteur d'activité et à vos objectifs, voici quelques exemples d'informations complémentaires à récolter pour compléter votre fichier clients. 

Fichier clients dans l’Immobilier

  • Type de bien recherché :
  • Location ou achat :
  • Options importantes pour la vente :


Fichier clients dans la prestation de services 

  • Intéressé par :
  • Prestation réalisée :
  • Provenance du contact :


Fichier clients pour des artisans

  • Description du projet principal :
  • Projet secondaire :
  • Travaux réalisés :
  • Date de chantier :
  • Budget :


Récolter les informations

Les informations peuvent provenir de différentes sources : interne à votre entreprise ou externe. Vous pouvez les rentrer à mesure de vos contacts avec vos prospects ou clients. Exemples de sources internes :

  • Rendez-vous d'affaires
  • Devis
  • Bon de commande
  • Événements et salons
  • Équipes commerciales, services après-vente


Exemples de sources externes :

  • Jeux concours
  • Achat ou location de base de données
  • Formulaire en ligne
  • Site Internet


Choisir un outil pour animer votre fichier clients

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Votre fichier clients Excel peut être exporté en fichiers .CSV pour être ensuite intégré dans un logiciel CRM comme LEADLIST.

Un CRM ( ou Gestion de la relation client) vous aidera à organiser vos actions commerciales et à animer votre fichier clients.

Comme un assistant, l’outil vous permettra de remplir le profil de vos clients en sauvegardant toutes les informations et les actions réalisées par vous ou votre équipe.

L'ensemble des données collectées sur vos clients vous permettra d'organiser, de segmenter et de trier vos clients dans le CRM.

Avec notre solution, vous pourrez créer des animations commerciales comme des campagnes d’e-mailing ou des campagnes de SMS professionnels pour des segments de clients intéressés par votre offre. Vous pourrez également personnaliser vos messages avec des données présentes dans votre fichier clients (comme le prénom ou le nom de vos clients, la date d'anniversaire, le chiffre d'affaires généré).

Les campagnes peuvent être à but commercial, pour déclencher des ventes, ou informatif pour garder une relation chaude avec votre fichier. En les contactant régulièrement de manière pertinente, ils seront plus susceptibles de penser à vous pour une prochaine commande. Les possibilités d’animations sont nombreuses :

  • Vous avez une activité de prestataire de services par exemple : vous pourrez partager régulièrement votre veille à vos clients pour prouver votre expertise ou sensibiliser vos clients sur différentes problématiques pertinentes.
  • Vous avez un magasin ? Vous pouvez envoyer une campagne de SMS marketing pour obtenir une réduction immédiate avec une durée limitée à retirer dans votre point de vente.
  • Un restaurant ? Envoyez une invitation spéciale avec une réduction pour l’anniversaire de votre client.

Et si vous essayez LEADLIST ?

Il existe un bon nombre de solutions, plus ou moins complexes et coûteuses pour animer votre fichier. C’est pour cela que vous devez définir correctement les objectifs de votre fichier clients, les données à collecter et les actions que vous souhaitez entreprendre. Avec notre solution LEADLIST vous pourrez gratuitement :

  • Créer ou importer votre fichier clients (nous supprimons les doublons)
  • Créer des rappels de tâches à réaliser (jalons pour relancer un client)
  • Créer des factures

Un forfait mensuel vous permet de gérer vos relances de factures en deux clics et d’envoyer des e-mails et des SMS marketing à un ou tous vos contacts.

Auteur Fabien Berthoux

Fabien est un des co-fondateurs de LeadList.fr. Il s'occupe du marketing, des contenus et de la stratégie produit. Sur son site personnel, il aide les entrepreneurs à améliorer la communication de leur entreprise et leur chiffre d'affaires avec Internet.

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