Comment créer une To Do List efficace ? 6 organisateurs de tâches gratuits à découvrir

La To Do List est littéralement la liste des choses à faire. Pour avoir une bonne organisation, il est important de lister les choses que l’on a à faire dans la journée/la semaine/le mois. Ainsi, au fur et à mesure de la réalisation de ces différentes tâches, il nous suffit de les cocher ou les barrer pour voir ce qu’il nous reste à faire et pouvoir avancer sur le reste.

Comment prioriser vos tâches ?

Lorsque vous rédigez une To Do List, il faut absolument penser à prioriser les tâches.

Même si le planning est chargé et bien rempli, il y a forcément des choses à faire avant les autres :

  • une deadline qui approche pour un travail à rendre
  • un appel à passer avant une certaine heure parce que le service ferme après
  • etc…

Il existe de nombreuses manières d'organiser vos tâches, à vous de trouver celle qui vous correspondra le mieux.

En ce moment je m'inspire de la méthode d'Ivy Lee.

Le principe est simple et permet de se concentrer sur moins de tâches mais plus de résultats. Avant de commencer mes journées, j'ajoute 6 tâches principales que je souhaite réaliser aujourd'hui. Je les classe par priorité et j'essaye, le plus souvent possible, de traiter une tâche après l'autre.

Les avantages de cette méthode :

  • Vous faites le tri en définissant les tâches importantes
  • Vous n'avez pas une liste longue comme le bras qui peut vous décourager avant même de la commencer
  • Vous réalisez plus facilement (et plus fréquemment) les tâches cruciales pour votre activité / entreprise
  • Vous ne perdez pas de temps à trouver la prochaine action à réaliser

L’idée étant de se retrouver à la fin de la semaine, avec une liste de 30 tâches cochées. Et dans le cas contraire, les tâches les moins importantes peuvent être reportées sur la nouvelle période avec un niveau d’importance différent.

Petits conseils avec cette méthode :

  • Je me laisse un créneau dans la journée pour traiter les petites urgences
  • J'ai tendance à grouper les tâches difficiles en début de semaine quand j'ai beaucoup d'énergie
  • J'évite de me mettre toutes les tâches difficiles sur une même journée
  • J'alterne souvent entre tâches longues et complexes et tâches courtes et faciles.
  • Malgré l'utilisation de l'outil Any.do, je reporte les tâches à faire dans la journée sur un carnet papier à coté de moi. Cela me permet de désactiver les notifications de l'application et d'avancer à mon rythme sans être dérangé.

Pourquoi faire une To Do List ?

Tout simplement pour avoir un minimum d’organisation et clarifier votre esprit.

 Lorsque l’on ouvre son agenda et que l’on voit tout ce que l’on a à faire, on peut très vite se sentir débordé. C’est pourquoi il est intéressant de reporter ces tâches sur une liste, pour les prioriser.

Ainsi, les tâches seront effectuées dans un ordre précis selon leur degré d’importance.

Pourquoi c’est important pour nous ? La To Do List nous permet d’avancer et de travailler plus sereinement, de ne pas être surchargé et ainsi d’être plus productif. Sans liste, on a souvent tendance à s’éparpiller et finalement de nombreuses tâches sont commencées sans être terminées, on débute quelque chose puis passe à autre chose et on finit par se met une pression monstre pour terminer dans les temps.

Les avantages d’une To Do List

  • Clarifier votre esprit (pas besoin de penser sans cesse à une tâche de peur de l’oublier)
  • Mettre en avant les priorités
  • Suivre l’avancement
  • Produire un sentiment de fierté sur l’avancement

Attention aux pièges de la To Do List

  • Restez simple : une tâche doit de préférence commencer par un mot d’action et être clairement définie en quelques mots
  • Evitez de vous perdre avec des outils différents, choisissez-en un et utiliser le complètement, sur tous vos appareils
  • Cherchez régulièrement des nouvelles méthodes pour faire évoluer votre pratique
  • Ne chargez pas trop votre To Do List. Elle peut vous démotiver si la progression est trop lente ou vous faire procrastiner si vous ne savez pas par quoi commencer.

Il existe de nombreux outils en ligne qui permettent d’établir des To Do List. Voici une sélection non exhaustive.

J'espère que cet article vous aidera à démarrer ou améliorer vos listes de tâches. N'hésitez pas à partager vos méthodes, outils et questions avec nous dans les commentaires de l'article.

Les outils pour vos To Do List

Wunderlist

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Wunderlist est un outil qui s’utilise en ligne via son PC ou Mac, ou bien en application à télécharger sur son téléphone. Il permet de rédiger plusieurs listes personnelles ou professionnelles mais également de les partager avec ses proches pour ainsi pouvoir par exemple travailler sur un projet commun.

La version gratuite est déjà bien complète, mais la version pro est intéressante car elle donne plus de possibilités dans le cadre professionnel : l’envoi de fichiers de toutes tailles, attribution de tâches illimitées, mais également une personnalisation de l’apparence de l’application.

Any.do

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Également utilisable depuis son téléphone ou son ordinateur, cet outil permet de rédiger des listes et de les partager. Grâce à son design épuré, on a un visu clair sur la semaine/le mois à venir et les tâches à effectuer.

À cela s’ajoute une version Premium qui permet de ne plus avoir de limite de taille dans les fichiers partagés, de créer de la récurrence pour certains projets et de synchroniser votre téléphone (les rappels, les événements dans votre agenda etc.).

Pomotodo

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Pomotodo permet de réaliser des listes simples, de prioriser et mettre en avant certaines tâches et ainsi de rester organisé. Encore une fois, la version basique est déjà bien complète, mais la version pro nous offre la possibilité de créer des sous-tâches, des rappels, des notes et de nombreuses options pour un niveau supérieur d’organisation.

Petit plus qui n’est pas négligeable : l’application permet de générer des statistiques qui mettent en avant le nombre de tâches effectuées sur une période donnée, mais également les heures pendant lesquelles on aura été les plus productifs. Ce qui peut nous permettre de modifier nos prochains plannings afin d’optimiser au maximum notre temps.

Teuxdeux

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Simple et pratique sont les mots utilisés pour décrire cette application. En effet, on créé une liste de tâches à effectuer, on coche celles qui sont terminées et celles qui ne le sont pas sont automatiquement reportées sur la nouvelle période.

Il est possible d’insérer des mots en gras, des liens cliquables, ce qui est très intéressant notamment d’un point de vue professionnel. Le seul petit bémol c’est que cette application est payante après un essai gratuit de 30 jours.

Google Keep

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Il s’agit d’une application utilisable très facilement, surtout quand on est un habitué des outils proposés par Google. Le gros avantage de cet outil est qu’il est automatiquement synchronisé peu importe l’appareil où l’on se trouve, il y a juste à connecter son compte Google pour y avoir accès.

On peut facilement créer des listes de couleurs différentes, des notes à partager.

Très simple d’utilisation, c’est peut être l’outil le moins « professionnel » de ceux cités ici, dans la mesure où il propose moins de fonctionnalités.

Ticktick

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Une vue sur la liste et une vue sur le calendrier. Ticktick permet de voir en un coup d’œil les choses à faire, les jours les plus chargés, etc…

Il est possible de partager des listes, d’attribuer des tâches et ainsi de faciliter le travail en équipe en s’évitant l’envoi de nombreux mails.

Une version Premium, plus complète est disponible voire peut être même indispensable en comparaison aux applications précédentes.

En conclusion

L’organisation reste le maître mot d’un travail effectué sereinement et efficacement. Et pour cela la To Do List est un indispensable.

Même si la version « old school » du crayon et du bloc-note n’est pas des moins efficaces, il est très intéressant aujourd’hui de pouvoir utiliser les différentes technologies qui s’offrent à nous pour travailler à plusieurs sur des projets communs ou utiliser une même application sur nos différents outils de travail.

A vous maintenant ! Que pensez-vous des outils présentés ici ? Avez-vous des méthodes pour organiser vos tâches ? N'hésitez pas à partager vos méthodes, outils et questions avec nous dans les commentaires de l'article.

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A propos de l'auteur

Fabien Berthoux

Passionné par le référencement et l’acquisition de trafic ciblé, je suis le fondateur de LEADLIST CRM. J'ai créé ce CRM, ce blog et mes prestations (LEADLIST Services) pour aider les TPE & PME à grossir avec internet.

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