Exit le facturier en papier, place aux logiciels pour créer factures et devis directement en ligne. C’est quand même plus pratique.
Lorsque nous parlons de facturation, la plupart des artisans, commerçants et freelances redoutent les complications.
Beaucoup se disent qu’un cahier ou un tableau Excel feront l’affaire. Même si ces méthodes dites « traditionnelles » permettent à ces professionnels de s’en sortir, elles restent fastidieuses et n'empêche pas les erreurs de calcul de TVA.
Pour gérer au mieux vos documents comptables, Leadlist vous propose 15 outils de facturation en ligne.
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C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de vous diriger vers un logiciel de facturation. Facile à prendre en main et adapté à toute activité, il vous aide à suivre votre trésorerie. Pour vous convaincre, découvrez les avantages et particularités des logiciels de facturation !
Quels sont les avantages d'un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation existent sous forme de logiciel à installer sur votre PC ou d’outil en ligne. La version online s’avère très pratique si vous travaillez depuis plusieurs postes, que vous êtes régulièrement en déplacement… Mais ce n’est pas le seul point positif à l’adoption d’un logiciel officiel de facturation et devis.
Voir : Comment créer un devis ? / Comment créer une facture
Sécuriser les données
Dans les deux cas, un logiciel de facturation offre une très bonne sécurisation des données en réduisant considérablement les risques de perte. Il est difficile de faire une fausse manipulation qui supprimerait toutes vos données… contrairement aux tableaux Excel.
Quant à un logiciel de facturation en ligne, il permet la sauvegarde des données sur différents serveurs. De ce fait, vous réalisez des copies de vos données pour les mettre en lieu sûr. Si vous perdez votre ordinateur ou s’il est formaté par accident, vous ne perdez aucune donnée.
Gagner en productivité
Par ailleurs, ces outils vous font gagner en efficacité. En effet, ils contiennent généralement de nombreux modèles de factures et de devis préexistants. Vous n’avez qu’à ajouter votre logo et vos coordonnées une seule fois, pour avoir ensuite un template réutilisable. Sans compter que certains logiciels peuvent vous aider dans la gestion des stocks, la création des bons de commandes etc.
Collaborer
Certains services en ligne permettent la collaboration.
Si plusieurs personnes ont accès au système de facturation, il est possible de donner des niveaux d’autorisation à vos collaborateurs. D’une part, tous vos collègues travailleront à partir de la même interface. D’autre part, vous sécuriserez les données en choisissant vous-même les personnes ayant le droit d’effectuer des modifications ou des créations.
Vous pourrez aussi avoir l’historique des actions réalisées par chacune des personnes ayant accès au logiciel.
Suivre la trésorerie
Avec un tel outil, vous suivez beaucoup plus facilement vos différentes informations financières, telles que les paiements, les retards et les relances. En effet, certains logiciels vous envoient des notifications sur votre interface ou via l’application mobile de votre smartphone.
Etre aux normes
Enfin, ces logiciels vous permettent de travailler en conformité avec les normes de facturation. Vous êtes sûr d’avoir toutes les mentions obligatoires sur vos documents financiers et même des conditions générales de ventes optimales.
Comment choisir son logiciel de facturation ?
Lors du choix de votre logiciel de facturation, vous devez prendre en compte certains points essentiels.
Vos besoins
Tout d’abord, identifiiez vos besoins
Un freelance auto-entrepreneur n’aura pas les mêmes besoins qu’un commerçant en SARL ou un artisan en entreprise individuelle. Chaque logiciel à ses particularités et des versions adaptées au secteur d’activité et statut d’entreprise.
La prise en main
Un autre facteur important lors du choix de votre logiciel est sa facilité d’utilisation.
- Est-il facile à prendre en main ?
- Quelles ressources nécessitent-ils pour son installation ?
- Est-ce qu’il y a un service client efficace pour vous aider si besoin ?
Vous devez vous assurer que le logiciel pour lequel vous opterez rendra ses utilisateurs plus productifs au lieu de les pénaliser.
L'essayer avant de l'adopter
Autre point essentiel : l’outil choisi doit proposer une période gratuite d’essai. Grâce à ce test, vous saurez si le logiciel est fait pour vous. Vous avez un comptable ? N’hésitez pas à lui demander son avis.
Enfin, assurez-vous que l’entreprise ait mis en place des mesures spéciales de sécurisation des données.
L'utilisation d'un logiciel agréé pour les travailleurs indépendants
Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels et commerçants assujettis à la TVA ont de nouvelles obligations. Si vous utilisez des logiciels de caisse, vous devez souscrire à un logiciel sécurisé et agréé par l’État. L’objectif ? Prévenir la fraude à la TVA.
Alors, si vous êtes encore à la méthode Excel ou manuelle, il est temps de passer au numérique !
Les outils de facture en ligne
Plus complets, les outils de facture vous aident à classer vos documents par client et proposent aussi de calculer votre chiffre d’affaires en temps réel.
LEADLIST
Un logiciel de gestion simplifié pour les auto entrepreneurs, travailleurs indépendants et TPE. Vous disposez d'un outil globale qui permet de gérer vos fichiers clients, envoyez des campagnes d'email /SMS marketing et créer des devis et des factures.
Dolibarr
Ce logiciel gratuit peut être utile aux entreprises, aux associations et aussi aux auto-entrepreneurs. Vous pouvez l’installer sur votre ordinateur ou votre tablette, mais également vous servir de la version online accessible n’importe où.
Flexina.fr
Un outil pensé pour faire gagner du temps aux petites entreprises. Avec une interface agréable et facile à utiliser, vos données de facturation sont accessibles en ligne à tout moment de n'importe où.
Facturation.pro
Cet outil propose un service de facturation en ligne et un outil de gestion commerciale. Facturez dans diverses devises étrangères, mentionnez les remises commerciales et les délais de paiement, etc.
Quickbooks
Avec cet outil, programmez un envoi automatique des factures récurrentes et perdez moins de temps. Recevez une alerte lorsqu’une facture qui arrive à échéance n’a pas été payée. Vous pouvez alors relancer le client grâce à l’outil.
Zervant
Dédié aux entreprises de petite taille et aux freelances, Zervant est un logiciel gratuit qui vous propose de créer vos factures en quelques clics. Très simple à utiliser, il vous permet aussi d’envoyer votre facture et de toujours garder un œil sur l’état de vos ventes.
Odoo
Cette application vous permet de créer une facture automatiquement grâce à un devis ou un bon de commande. Vos factures récurrentes sont envoyées automatiquement et vous pouvez vous faire payer en ligne.
Iscriba
Créez des factures professionnelles en un rien de temps avec Iscriba. Configurez vos factures en fonction de chaque client, programmez l’envoi automatique et envoyez-la directement depuis la plateforme Iscriba.
MyAE
Gérez la facturation de votre micro entreprise avec cet outil simple et intuitif. Donnez une seule fois les informations nécessaires sur votre entreprise et elles seront sauvegardées pour une utilisation ultérieure.
Incwo
Pour réaliser des factures à votre image, Incwo est le logiciel qu’il vous faut. Saisie des prix en HT ou TTC, codes-barres, remise ligne ou globale, utilisez toutes ces options pour créer votre facture.
Invoicely
Ce générateur de facture online, vous propose un modèle de facture personnalisable. Ajoutez le nom et le logo de votre société, supprimez des lignes ou créez-en de nouvelles en deux temps trois mouvements.
Invoice
Le modèle de facture proposé par ce générateur se remplit en 1 minute, en y ajoutant simplement le nom de votre société et celui du client. Des parties sont également réservées pour la description des divers articles et la mention de leur prix. Dès que vous aurez rempli votre facture, cliquez sur la flèche verte en bas à droite, le générateur vous proposera de vous envoyer la facture via votre compte Gmail.
Free-invoice-generator
Dès que vous ouvrez ce générateur, vous êtes rassuré par ce message « tout ce qui suit est personnalisable ». Créez alors une facture sur mesure en changeant ou en supprimant tout ce dont vous n’avez pas besoin. À la fin, téléchargez simplement votre facture.
Slimvoice
Très sobre, ce facturier tient sur la moitié d’un papier format A4. Vous aurez juste à renseigner le numéro de la facture, la date et les articles, ainsi que leur prix. Faites le total, et téléchargez la facture.
Invoice home
Avec ce générateur de factures, vous avez le choix ! Plusieurs modèles et designs différents sont proposés. À vous de sélectionner celui qui correspond à vos besoins. Vous aurez aussi à choisir entre un formulaire simple et un formulaire avancé avec plus d’options.
Parchance
Générez une facture à votre image avec Parchance. Choisissez les couleurs, le nombre de lignes, précisez s’il s’agit d’un duplicata ou d’une facture proforma. Les modèles sont proposés en fonction de la nature de l’entreprise : entreprise avec TVA, auto-entrepreneur…
Bonne facture
Créez rapidement et gratuitement vos factures grâce ce générateur. Des exemples et modèles sont à votre disposition pour des factures export hors-UE, des factures avec plusieurs taux de TVA, etc.
Il ne vous reste plus qu’à choisir l’outil qui vous semble le plus adapté à vos besoins !
Très bon article ! La facturation en ligne est un vrai gain de temps, surtout pour visualiser les chiffres et les factures en attente de paiement par exemple. Personnellement, j’aime beaucoup wuro qui propose une large gamme d’options et des abonnements à tout petit prix.