Freelance : comment calculer vos frais de déplacement ?

Calculer les frais de véhicule déductibles

 Vous utilisez votre scooter, moto ou voiture pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez bénéficier d’une compensation financière pour vos frais de déplacement. Elle peut être déductible à 100% ou au forfait, à vous de choisir.

Dans le cas du forfait, vos déplacements seront remboursés fiscalement ou par votre client (attention à bien l’en informer, en amont, dans le contrat de prestation qui vous lie). La déduction via ce moyen est préférable si vous vous déplacez souvent durant l’année (par exemple, si vous êtes commercial, consultant, coursier…).

À l’inverse, si vos déplacements professionnels sont limités, préférez la méthode de suivi au cas par cas.

Chaque année, l’État publie le barème kilométrique homologué, sur la base de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus (à titre professionnel).

Ainsi, pour calculer les frais occasionnés par vos déplacements professionnels, vous devez :

1. Consulter le barème kilométrique de l’année en cours pour connaître et extraire les chiffres applicables à votre type de véhicule.
2. Noter le nombre de kilomètres parcourus au cours de l’année pour chaque déplacement professionnel.
3. Multiplier l’un par l’autre. Vous obtiendrez le montant remboursable.

Voir : comment gérer vos notes de frais 

Les frais pris en compte dans le calcul

Pour le travailleur freelance, le calcul se fera bien souvent au cas par cas, lors de chaque rendez-vous professionnel nécessitant l’usage de son véhicule.

Pour connaître le nombre de kilomètres effectués, Google Maps est votre allié ! Cet outil vous indique aussi l’essence dépensée, ainsi que les éventuels péages. Ces deux dernières dépenses entrent aussi en compte dans les frais de déplacement.

À noter qu’il n’y a pas que le démarchage et les visites clients qui peuvent être déductibles.  Les rendez-vous à la banque, chez votre comptable, chez votre fabricant ou à votre entrepôt de stockage sont également considérés comme des frais de déplacement.

Attention, dans tous les cas, conservez bien les justificatifs : fiche itinéraire, reçus de péages et tickets de parking.

Les conditions pour être remboursé

Vous l’avez compris, pour être remboursé, il faut pouvoir justifier son déplacement, mais aussi respecter toutes les conditions administratives :

• Vous devez avoir effectué ce déplacement en véhicule parce que la distance n’offrait pas d’autres alternatives (comme y aller à pied).
• Vous devez avoir utilisé un véhicule qui vous appartient en propre pour effectuer ce déplacement.
• Vous devez avoir effectué ce déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle.
• Vous devez pouvoir prouver le déplacement. C’est-à-dire produire les justificatifs de ces déplacements (la date, le motif et le lieu de la mission, le nom de l’entreprise ou du client rencontré, le nombre de kilomètres parcourus).

Le cas particulier de la microentreprise

Comme pour toute règle, il existe des situations particulières. Dans ce paragraphe, nous aborderons le cas du remboursement des frais pour une micro-entreprise (anciennement auto-entreprise). 

En tant que micro-entrepreneur, vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire dans lesquels vos frais supposés sont déduits. Cela inclut les frais de déplacement. Vous ne pouvez donc pas les déduire au cas par cas, comme dans le cadre d’une Entreprise Individuelle, Unipersonnelle ou SARL.

Par contre, vous avez la possibilité de facturer ces frais à vos clients, à partir du moment où cela est spécifié dans votre contrat et sur la facture.

Vous savez tout sur le remboursement des frais de déplacement.

Notre dernier conseil : téléchargez notre tableau Excel ci dessous dans lequel vous notez chaque trajet, son motif, le nombre de kilomètres et les frais engendrés (essence, péage, parking). À la fin de l’année, vous êtes sûr d’avoir un justificatif complet à remettre en cas de contrôle.