Lorsque nous parlons de facturation, la plupart des artisans, commerçants et freelances redoutent les complications. Beaucoup se disent qu’un cahier ou un tableau Excel feront l’affaire. Même si ces méthodes dites « traditionnelles » permettent à ces professionnels de s’en sortir, elles restent fastidieuses et n’empêche pas les erreurs de calcul de TVA.
C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de vous diriger vers un logiciel de facturation. Facile à prendre en main et adapté à toute activité, il vous aide à suivre votre trésorerie. Pour vous convaincre, découvrez les avantages et particularités des logiciels de facturation !
Les avantages d’un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation existent sous forme de logiciel à installer sur votre PC ou d’outil en ligne. La version online s’avère très pratique si vous travaillez depuis plusieurs postes, que vous êtes régulièrement en déplacement… Mais ce n’est pas le seul point positif à l’adoption d’un logiciel officiel de facturation et devis.
Sécuriser les données
Dans les deux cas, un logiciel de facturation offre une très bonne sécurisation des données en réduisant considérablement les risques de perte. Il est difficile de faire une fausse manipulation qui supprimerait toutes vos données… contrairement aux tableaux Excel.
Quant à un logiciel de facturation en ligne, il permet la sauvegarde des données sur différents serveurs. De ce fait, vous réalisez des copies de vos données pour les mettre en lieu sûr. Si vous perdez votre ordinateur ou s’il est formaté par accident, vous ne perdez aucune donnée.
Gagner en productivité
Par ailleurs, ces outils vous font gagner en efficacité.
En effet, ils contiennent généralement de nombreux modèles de factures et de devis préexistants. Vous n’avez qu’à ajouter votre logo et vos coordonnées une seule fois, pour avoir ensuite un template réutilisable.
Collaborer
Certains services en ligne permettent la collaboration.
Si plusieurs personnes ont accès au système de facturation, il est possible de donner des niveaux d’autorisation à vos collaborateurs. D’une part, tous vos collègues travailleront à partir de la même interface. D’autre part, vous sécuriserez les données en choisissant vous-même les personnes ayant le droit d’effectuer des modifications ou des créations.
Vous pourrez aussi avoir l’historique des actions réalisées par chacune des personnes ayant accès au logiciel.
Suivre la trésorerie
Avec un tel outil, vous suivez beaucoup plus facilement vos différentes informations financières, telles que les paiements, les retards et les relances. En effet, certains logiciels vous envoient des notifications sur votre interface ou via l’application mobile de votre smartphone.
Etre aux normes
Enfin, ces logiciels vous permettent de travailler en conformité avec les normes de facturation. Vous êtes sûr d’avoir toutes les mentions obligatoires sur vos documents financiers et même des conditions générales de ventes optimales.
Comment choisir son logiciel de facturation ?
Lors du choix de votre logiciel de facturation, vous devez prendre en compte certains points essentiels.
Vos besoins
Tout d’abord, identifiiez vos besoins
Un freelance auto-entrepreneur n’aura pas les mêmes besoins qu’un commerçant en SARL ou un artisan en entreprise individuelle. Chaque logiciel à ses particularités et des versions adaptées au secteur d’activité et statut d’entreprise.
La prise en main
Un autre facteur important lors du choix de votre logiciel est sa facilité d’utilisation.
- Est-il facile à prendre en main ?
- Quelles ressources nécessitent-ils pour son installation ?
- Est-ce qu’il y a un service client efficace pour vous aider si besoin ?
Vous devez vous assurer que le logiciel pour lequel vous opterez rendra ses utilisateurs plus productifs au lieu de les pénaliser.
L’essayer avant de l’adopter
Autre point essentiel : l’outil choisi doit proposer une période gratuite d’essai. Grâce à ce test, vous saurez si le logiciel est fait pour vous. Vous avez un comptable ? N’hésitez pas à lui demander son avis.
Enfin, assurez-vous que l’entreprise ait mis en place des mesures spéciales de sécurisation des données.
L’utilisation d’un logiciel agréé pour les travailleurs indépendants
Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels et commerçants assujettis à la TVA ont de nouvelles obligations. Si vous utilisez des logiciels de caisse, vous devez souscrire à un logiciel sécurisé et agréé par l’État. L’objectif ? Prévenir la fraude à la TVA.
Alors, si vous êtes encore à la méthode Excel ou manuelle, il est temps de passer au numérique !